Als u een eigen bedrijf begint, is het verstandig om een ondernemingsplan te schrijven. Wanneer u een financiering aanvraagt is een ondernemingsplan veelal verplicht. Maar ook als u geen financiering nodig heeft, is het goed om uw plannen op papier te zetten. Zie het als een handvat voor uzelf als ondernemer. Het geeft u inzicht in wat u precies wilt gaan doen en hoe u het gaat aanpakken.
Bekijk ook de video 'Succesvol van start - Plannen op papier' >>

Format ondernemingsplan

U kunt gebruik maken van een format ondernemingsplan. ROZ heeft een gratis format beschikbaar. 

Download het ROZ format ondernemingsplan

Business Model Canvas

Om uw eerste ondernemersideeën uit te werken naar een concreet plan, is het Business Model Canvas een handige tool. In dit model worden de belangrijkste pijlers van het ondernemerschap kort en concreet op één A4 benoemd en heeft u direct overzicht. ROZ heeft een gratis format beschikbaar.

Download het ROZ Business Model Canvas

 

Sluit

Start u een eigen bedrijf, dan moet u zich inschrijven in het Handelsregister van KVK. Deze inschrijving kost eenmalig € 75,00. U hoeft zich niet apart in te schrijven bij de Belastingdienst. Dat gebeurt automatisch.

Check of u zich moet inschrijven bij KVK

Inschrijven bij KVK is alleen nodig als u echt ondernemer bent. Volgens KVK bent u ondernemer als u zelfstandig goederen of diensten levert om winst te maken. Lees aan welke criteria u moet voldoen om u in te schrijven.

Registratie Belastingdienst

Na uw inschrijving in het Handelsregister geeft KVK uw gegevens door aan de Belastingdienst. U hoeft uw onderneming niet apart bij de Belastingdienst aan te melden. Als de Belastingdienst u als btw-ondernemer opneemt in de administratie, krijgt u uw omzetbelastingnummer en uw btw-identificatienummer (btw-id).

De Belastingdienst bepaalt ook of u ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Doe de OndernemersCheck van de Belastingdienst.

Bereid uw inschrijving voor

Voordat u zich inschrijft bij KVK moet u zich voorbereiden. Regel het volgende:

1. Bedenk een bedrijfsnaam

U heeft een bedrijfsnaam nodig om uw bedrijf in te schrijven bij KVK. Een bedrijfsnaam moet aan deze regels voldoen:

• Uw bedrijfsnaam mag geen verkeerde indruk wekken.
• Gebruik geen merknamen van anderen.
• Voorkom verwarring met bestaande handelsnamen.
• Deze tekens mag u gebruiken: @ & - +. Deze speciale tekens mag u niet gebruiken: ( ) ? ! * # /.

2. Kies een rechtsvorm

Als startende ondernemer moet u een rechtsvorm kiezen. Bijvoorbeeld een eenmanszaak, vof of bv. Welke rechtsvorm het beste past bij uw bedrijf, hangt af van uw situatie. Bijvoorbeeld hoe u de aansprakelijkheid regelt en wat fiscaal voordelig is.

RSIN

Kiest u voor een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid? Of voor een samenwerkingsverband? Dan krijgt u een Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN).

3. Controleer of uw bedrijf UBO’s moet inschrijven

Afhankelijk van de rechtsvorm van uw bedrijf, moet u ook uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) inschrijven. Uiteindelijk belanghebbenden zijn de bijvoorbeeld de eigenaren van een organisatie. Of ze hebben zeggenschap over een organisatie. In het Engels heet een uiteindelijke belanghebbende een 'ultimate beneficial owner' (afgekort UBO).

Kijk bij uw rechtsvorm of u UBO’s moet inschrijven. Lees meer over het UBO-register op KVK.nl.

4. Maak online een afspraak

Om uw inschrijving definitief te maken moet u langskomen bij KVK. Zonder afspraak is uw inschrijving niet geldig. Tijdens uw bezoek aan KVK ontvangt u direct uw KVK-nummer. Een afspraak maken doet u online. Vul het inschrijfformulier van KVK in. Zorg dat u de volgende gegevens heeft:

• uw persoonsgegevens
• de contactgegevens van uw bedrijf
• een omschrijving van uw bedrijfsactiviteiten
• in welke branche u gaat ondernemen

SBI-code

Als u zich inschrijft bij KVK, dan krijgt u een SBI-code. Deze code geeft aan wat uw activiteiten zijn.

5. Neem de huurovereenkomst van uw bedrijfspand mee

Vestigt u het bedrijf in een bedrijfspand? Neem dan de huurovereenkomst of koopovereenkomst mee.

Heeft uw onderneming meerdere vestigingen? Dan krijgt elke vestiging een uniek vestigingsnummer van 12 cijfers.

Wanneer moet u langskomen voor de inschrijving?

U kunt zich op 3 momenten inschrijven bij een KVK-kantoor:

1. Uiterlijk 1 week nadat u gestart bent met uw bedrijf.
2. 1 week voordat u start met uw bedrijf.
3. Eerder. De definitieve inschrijving (met KVK-nummer) vindt in dat geval 1 week voor de start van uw bedrijf plaats. U hoeft daarvoor niet opnieuw naar KVK te komen.

Alvast starten

Heeft u een afspraak voor inschrijven bij de KVK? En wilt u alvast beginnen met werkzaamheden voor uw onderneming? Dat mag maximaal een week voordat u zich tijdens de afspraak inschrijft.

De kosten voor inschrijving bij KVK

Voor inschrijving in het Handelsregister van KVK betaalt u eenmalig € 75,00. U moet dit bedrag ter plekke met uw pinpas of creditcard betalen. U kunt niet contant betalen.

Belangrijk! Vergeet uw legitimatiebewijs niet

Tijdens uw inschrijving heeft u een geldig legitimatiebewijs nodig. Zonder legitimatiebewijs kunt u zich niet inschrijven.

Wat staat er in het Handelsregister?

In het Handelsregister van KVK staat de volgende bedrijfsinformatie:

• de naam en contactgegevens
• het aantal medewerkers
• de vestigingen
• de functionarissen en tekenbevoegden
• de curator bij een faillissement

Deze gegevens zijn openbaar. Iedereen kan ze opzoeken in het Handelsregister. Wilt u geen reclame ontvangen? Dan kunt u de non-mailing indicator inschakelen. KVK schermt alle privéadressen af. Dit geldt niet voor inschrijvingen op een privéadres.

Telemarketingbedrijven moeten zich houden aan regels voor telemarketing e n verkoop op afstand. 

Bezoekadres afschermen

U kunt in sommige gevallen uw bezoekadres afschermen in het Handelsregister van KVK. Bijvoorbeeld omdat u bedreigd wordt en u niet wilt dat iedereen uw adres kan opzoeken. U moet dan wel een ander postadres registreren, zoals een postbus.

Lees meer over uw adresgegevens afschermen op KVK.nl.

Wat zijn de gevolgen als u zich niet inschrijft?

Voldoet u wel aan de ondernemerscriteria, maar schrijft u zich niet in bij KVK? Dan heeft dat gevolgen voor de inkomstenbelasting en btw.

Sluit

Als u een bedrijf start, moet u een rechtsvorm kiezen. Bijvoorbeeld een eenmanszaak, besloten vennootschap (bv), of vennootschap onder firma (vof). Kies een rechtsvorm die het best past bij uw situatie. Kijk hoe u bijvoorbeeld de aansprakelijkheid wilt regelen, of u met anderen wilt samenwerken en wat voordelig is voor de belastingen.

Wat is een rechtsvorm?

Een rechtsvorm is de juridische vorm die u kiest voor uw bedrijf. Wanneer u zich inschrijft bij KVK moet u deze ondernemingsvorm opgeven. Het bepaalt onder meer de (privé) aansprakelijkheid voor schulden en belastingverplichtingen.

Beslistool: Kies een rechtsvorm die bij u past

Als startende ondernemer moet u een rechtsvorm kiezen. Kies met hulp van de beslistool Welke rechtsvorm past bij u een rechtsvorm die bij uw situatie past.

Welke rechtsvormen zijn er?

Er zijn rechtsvormen met en zonder rechtspersoonlijkheid. Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid bent u met uw privévermogen aansprakelijk voor de schulden van uw bedrijf. Dit is bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid meestal niet het geval.

Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid

• besloten vennootschap (bv)
• naamloze vennootschap (nv)
• vereniging
• coöperatie
• stichting

Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid

• eenmanszaak
• vennootschap onder firma (vof)
• commanditaire vennootschap (cv)
• maatschap

Lees hier meer over de verschillende rechtsvormen, bekijk een schematisch overzicht (pdf) van alle rechtsvormen of ontdek met de beslistool welke rechtsvorm bij uw situatie past.

Freelancer en zzp’er

Zzp’er (zelfstandige zonder personeel) en freelancer zijn geen rechtsvormen. Ook als zzp'er of freelancer moet u een rechtsvorm kiezen. Bijvoorbeeld een eenmanszaak.

Kijk naar de samenstelling van uw onderneming

De meeste starters kiezen voor een eenmanszaak. Bent u alleen, dan is een eenmanszaak of besloten vennootschap (bv) vaak de beste optie. Onderneemt u met meerdere personen, dan kunt u kiezen voor verschillende rechtsvormen. Veel risico's kunt u verkleinen met verzekeringen en goede contracten.

Bepaal hoe u aansprakelijk wilt zijn

Bij een eenmanszaak en vennootschap onder firma (vof) bent u ook met uw privévermogen aansprakelijk voor eventuele schulden van uw bedrijf. Schuldeisers kunnen dan bijvoorbeeld beslag leggen op uw privébezittingen en die van uw partner. Met huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden kunt u de aansprakelijkheid van uw partner voorkomen. Bij een rechtspersoon, zoals een bv, bent u alleen in uitzonderlijke gevallen privé aansprakelijk voor de schulden van uw bedrijf.

Bepaal wat voor de belastingen voordelig is

Als eigenaar van een eenmanszaak of vof betaalt u inkomstenbelasting over de winst. Als eigenaar van een eenmanszaak of vennoot van een vof heeft u vaak recht op extra belastingvoordelen, zoals de zelfstandigenaftrek. Vooral in de startfase, wanneer uw bedrijf relatief weinig winst maakt bent u fiscaal meestal beter af met een eenmanszaak of vof.

Een bv betaalt vennootschapsbelasting en eventueel dividendbelasting. De directeur-grootaandeelhouder (dga) betaalt daarnaast inkomstenbelasting over zijn loon en over het uitgekeerde dividend. De bv moet de dga een marktconform loon betalen.

Vanaf een winst van € 150.000 is de belastingdruk bij een bv gemiddeld lager dan bij een eenmanszaak of vof. Maar de kosten zijn hoger. Onder meer door jaarrekeningsverplichtingen en accountantskosten. Een directeur-grootaandeelhouder heeft geen zelfstandigenaftrek.

Goede Start Belastingdienst

Maak gebruik van de Belastingdienst service Goede Start Belastingdienst. U krijgt uitleg over aangiftes en andere fiscale vragen. Ook leest u tips over hoe u structuur aanbrengt in uw administratie. Daarnaast krijgt informatie waarmee u als starter fiscaal mee te maken krijgt. En u kunt met vragen terecht bij een van de startersvoorlichters via de live chat.

Oprichtingseisen per rechtsvorm

Als u een bedrijf start, zijn er eisen waar u aan moet voldoen. Het verschilt per rechtsvorm welke eisen dit zijn. Voor een eenmanszaak en vof gelden geen oprichtingseisen. En hoeft u geen startkapitaal te hebben. U schrijft de rechtsvorm zelf in bij KVK. Andere rechtsvormen richt u op via de notaris. Zoals een bv, nv of cv. Voor een nv heeft u een startkapitaal nodig van € 45.000.

Feiten en cijfers: hoeveel eenmanszaken en bv's zijn er?

De grafiek toont het aantal bedrijven van de drie meest voorkomende rechtsvormen in Nederland per kwartaal. Het aantal eenmanszaken neemt al jaren onafgebroken toe.

Sluit

Een goede bedrijfsnaam is herkenbaar, blijft hangen én maakt duidelijk wat u te bieden heeft. Een bedrijfsnaam kiezen is belangrijk en draagt bij aan wat u uitstraalt. Uw bedrijfsnaam moet wel aan een aantal regels voldoen. Check eerst de bedrijfsnaam die u op het oog heeft voordat u deze inschrijft bij de KVK. Controleer ook de beschikbaarheid als merknaam en domeinnaam voordat u definitief uw bedrijfsnaam kiest.

Lees meer over het kiezen van een bedrijfsnaam

Sluit

Als u een website wilt opzetten, kiest u een domeinnaam (internetadres). Het is belangrijk dat uw domeinnaam nog niet bestaat. Als uw bedrijfsnaam nog vrij is als domeinnaam, registreer deze dan zo snel mogelijk. Voor een .nl adres moet u daarvoor bij de SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland) zijn.

Lees meer over het registreren van een domeinnaam

Sluit

Tegen betaling kunt u uw merk laten registreren, zodat een ander uw merk niet kan gebruiken. Ook bij een nieuw model, een nieuwe tekening en uitwerking van een idee is dit (vaak) mogelijk. Daarvoor kunt u terecht bij het BOIP (Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom). 

Lees meer over het registreren van een merk, model of idee.

Meer informatie over het beschermen van uw werk vindt u ook op het platform over intellectuele eigendom.
 

Sluit

U kunt uw ondernemingsrisico’s op verschillende manieren beperken. Zo bepaalt uw rechtsvorm hoeveel financieel risico u persoonlijk loopt. Daarnaast kunt u algemene voorwaarden opstellen. Naast verplichte, kunt u ook vrijwillige verzekeringen afsluiten. En het risico op wanbetaling bij openstaande facturen afdekken. Dit laatste heet factoring.

Kies de juiste rechtsvorm voor uw bedrijf

Er zijn rechtsvormen met en zonder rechtspersoonlijkheid. Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid bent u persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van uw bedrijf. Voorbeelden van deze rechtsvormen zijn een eenmanszaak en vof. Met een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid houdt u uw vermogen privé en zakelijk gescheiden. Denk hierbij aan een bv of nv.

Maak gebruik van algemene voorwaarden

In uw algemene voorwaarden legt u vast wat de rechten en plichten zijn van u en uw klant. Denk hierbij aan:

• De offerte: Is die vrijblijvend of niet? En wat is de termijn voor aanvaarding?
• Het transport: Wie betaalt de transportkosten? Is het transport verzekerd en door wie? En heeft u te maken met invoerrechten?
• Levertijd: Wat is de levertijd? En wat te doen bij overmacht?
• Betaling: Wat is de betalingstermijn? Wat zijn de incassokosten? En moet er rente betaald worden bij het uitblijven van betaling?
• Eigendomsvoorbehoud: Gaat het eigendom pas over na betaling?
• Garantie: Wat zijn de voorwaarden voor het geven van garantie?
• Geschillen: Gaan die via een rechter of arbitrage? En welk recht geldt dan?
• Aansprakelijkheid: In hoeverre kunt u die beperken? En wat is de hoogte van een eventuele schadevergoeding?

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Maar wel handig. U kunt er geschillen mee voorkomen of snel oplossen. Zorg er wel altijd voor dat uw klant voor de verkoop weet dat u algemene voorwaarden heeft. U kunt uw algemene voorwaarden ook deponeren bij KVK of de Rechtbank.

Verzeker uw bedrijfsrisico’s

Als ondernemer bent u verplicht een aantal verzekeringen af te sluiten:

• Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering Motorvoertuigen (WAM): Deze verzekering is verplicht als u een motorvoertuigen gebruikt voor uw bedrijf. Met de WAM is uw verkeersaansprakelijkheid verzekerd.
• Opstalverzekering: Bezit u een bedrijfspand of andere onroerende zaak. Dan zult u van uw hypotheekverstrekker een opstalverzekering moeten afsluiten. Hiermee bent u verzekerd tegen schade door bijvoorbeeld brand, storm en inbraak.
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) of Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB): Voor sommige beroepen en in sommige branches is een aansprakelijkheidsverzekering verplicht. Deze verplichting kan opgelegd worden vanuit de overkoepelende beroepsorganisaties. Daarnaast komt het steeds vaker voor dat een opdrachtgever of bemiddelingsbureau hierom vraagt. Met een BAV verzekert u de financiële gevolgen van een beroepsfout. Zoals een fout advies geven of een verkeerde berekening maken. Met een AVB bent u verzekerd voor schade die u maakt bij een klant of opdrachtgever. Bijvoorbeeld door een ongeluk.

Daarnaast kunt u uw risico’s beperken door aanvullende verzekeringen af te sluiten, zoals:

• Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): Hiermee verzekert u zich tegen inkomensverlies bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Deze verzekering wordt steeds vaker verplicht gesteld door opdrachtgevers.
• Crowdsurance: Dit is een collectieve voorziening voor arbeidsongeschiktheid. Bij crowdsurance groeperen zzp’ers en andere zelfstandigen zich in een zogenaamde schenkkring. Ze maken afspraken en sparen om elkaar te kunnen ondersteunen.
• Bedrijfsschadeverzekering: Dekt schade bij bedrijfsstilstand door bijvoorbeeld wateroverlast of brand.
• Inventarisverzekering: Een bedrijfsschadeverzekering, waarmee u zich naast brand en waterschade ook tegen diefstal verzekert.
• Kredietverzekering: Hiermee verzekert u het risico dat een buitenlandse afnemer niet betaalt.
• Rechtsbijstandverzekering: Deze verzekering dekt de juridische kosten van incassozaken, conflicten en ontslagzaken.
• Verzuimverzekering: Hiermee dekt u de kosten van een zieke werknemer, zoals de loondoorbetaling en de kosten van re-integratie en verzuimbegeleiding.
• Transportverzekering: Met deze verzekering dekt u het risico af dat u loopt wanneer u goederen laat vervoeren. Denk hierbij aan kwijtraken en beschadigingen.
• Compagnonverzekering: Hiermee wordt bij overlijden van een compagnon een bedrag uitgekeerd aan de achterblijvende compagnons.

Houd er rekening mee dat uw privé-verzekeringen niet uw zakelijk risico dekken.

Vrijwillig verzekeren via het UWV

U kunt bij UWV vrijwillig een Ziektewet-verzekering en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (aov) afsluiten.

Vraag onafhankelijk advies

Vraag een onafhankelijk adviseur om meer informatie over verzekeringen voor uw bedrijf. Daarvoor kunt u terecht bij  bijvoorbeeld de Consumentenbond.

Factoring: uw facturen altijd betaald

Factoring of reverse factoring wordt ook wel debiteurenfinanciering genoemd. Tegen een vergoeding worden uw facturen betaald door een bank of factor. Zij handelen de betaling daarna met uw klant af.

Sluit

Algemene voorwaarden zijn bepalingen die u schriftelijk vastlegt. Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten u en uw klant hebben. De zogenaamde 'kleine lettertjes' besparen u een hoop tijd. Uw klanten weten precies waar ze aan toe zijn. Algemene voorwaarden kunnen de risico's die u als ondernemer loopt verkleinen.

De bepalingen in de voorwaarden kunnen gaan over de garantie, aansprakelijkheid, bedenkingstermijnen, de manier van betalen of bijvoorbeeld hoe een klacht ingediend moet worden. Als u eenmaal uw voorwaarden hebt opgesteld, hoeft u deze niet elke keer van te voren met uw klanten door te nemen.

Bekijk hier tips over het opstellen van algemene voorwaarden

Sluit

Wilt u snel te weten komen met welke wetten, regels en vergunningen u te maken heeft? Lees meer 

Er zijn verschillende soorten vergunningen. In sommige branches heeft u een vergunning nodig voor u kunt beginnen. Of wanneer u gaat bouwen of verbouwen, en soms als u een reclamebord ophangt. Zoek voordat u van start gaat uit welke vergunningen voor u gelden. Lees meer
 

Sluit

De AVG geeft uw klanten meer rechten en u meer plichten. Lees wat er onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming valt. En hoe u aan de regels voldoet.

Wat is de AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese Privacywet. De AVG regelt dat bedrijven en organisaties persoonsgegevens zorgvuldig verwerken. U moet bijvoorbeeld een goede reden hebben om persoonsgegevens te verwerken. En u mag niet meer persoonsgegevens verzamelen en gebruiken dan echt nodig is. Die regels zijn hetzelfde voor heel Europa. In het Engels is de AVG bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).

Waarom is de AVG ingevoerd?

De AVG is ingevoerd om onze privacy beter te beschermen. De AVG dwingt ondernemers zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van klanten, personeel of andere personen. Ondernemers moeten kunnen aantonen dat ze zich aan deze wet houden.

Voorbeelden van persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct over iemand gaan of naar deze persoon te herleiden zijn. Zoals naam, adres, woonplaats en telefoonnummer. Er zijn ook ‘bijzondere persoonsgegevens’, zoals seksuele gerichtheid, godsdienst en gezondheid. Die gegevens mag u niet verwerken, tenzij er voor u een uitzondering in de wet staat. Gegevens over organisaties zijn geen persoonsgegevens. Lees meer over persoonsgegevens volgens de AVG op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor wie geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming?

De AVG geldt voor alle zelfstandige ondernemers, bedrijven of organisaties die persoonsgegevens verwerken. Ook als u zzp’er of mkb’er bent. Het maakt niet uit of u de gegevens handmatig of geautomatiseerd verwerkt. Het maakt ook niet uit of u de gegevens voor uzelf verwerkt, of dat u dat voor iemand anders doet.

‘Verwerken van persoonsgegevens’ betekent onder meer: het verzamelen, vastleggen, opslaan, gebruiken, doorsturen, verspreiden, beschikbaar stellen en samenbrengen.

De AVG geldt dus voor veel bedrijven en organisaties. Ook als u geen personeel heeft en maar een paar klanten. Al bij het versturen van een offerte, factuur of een nieuwsbrief moet u rekening houden met de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of bedrijven zich aan de AVG houden. Zij kunnen ook boetes uitdelen.

Klacht indienen bij de AP

Wie denkt dat zijn persoonsgegevens op een manier worden verwerkt die in strijd is met de privacywet, kan een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10 Stappen die u helpen om te voldoen aan de AVG

Twijfelt u of u zich goed aan de AVG houdt? Of wilt u weten wat er allemaal komt kijken bij de AVG? Volg dan de 10 stappen die u helpen om te voldoen aan de AVG.

1. Verdiep u in de AVG en zet privacy op uw agenda

Lees meer over de AVG of laat u voorlichten. Heeft u personeel in dienst? Betrek dan direct de relevante medewerkers. Zij kunnen inschatten wat de impact van de AVG is op uw huidige processen, diensten en producten. Zij kunnen ook aangeven wat u moet doen om aan de AVG te voldoen.

Regelhulp AVG

Check met de Regelhulp AVG welke regels voor u gelden. Dit helpt u bepalen wat de impact van de AVG is op uw bedrijf.

Check of u persoonsgegevens mag verwerken

U mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. U moet daarvoor aan minstens 1 van deze 6 voorwaarden voldoen:

• u moet toestemming hebben van de persoon om wie het gaat
• het is nodig om een overeenkomst uit te voeren. U moet bijvoorbeeld adresgegevens verwerken om uw product bij iemand te kunnen bezorgen
• het is nodig om een wettelijke verplichting na te komen
• het is nodig om iemands leven of gezondheid te beschermen en u kunt die persoon niet om toestemming vragen
• het is nodig om een taak van algemeen belang uit te voeren
• het is om het gerechtvaardigd belang te behartigen. U moet bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerken in uw personeelsadministratie om salaris uit te kunnen betalen

2. Vertel uw klanten wat hun rechten zijn

Uw klanten hebben veel rechten op gebied van privacy. U moet ervoor zorgen dat ze gemakkelijk van die rechten gebruik kunnen maken. Uw klanten mogen bijvoorbeeld:

• hun gegevens inzien, aanpassen en verwijderen
• toestemming die ze eerder gaven beperken, en weer intrekken
• hun gegevens opvragen zodat ze makkelijk naar een ander bedrijf kunnen overstappen, dat heet het recht op dataportabiliteit

Uw klanten mogen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AP is verplicht deze klachten in behandeling te nemen.

Maak een heldere privacyverklaring

Maak een privacyverklaring in eenvoudige taal. Zet daarin wat u doet met persoonlijke gegevens. Waarvoor u de gegevens gebruikt. Waarom dat belangrijk is voor uw klanten. En hoelang u de gegevens bewaart. Zorg dat deze verklaring makkelijk te vinden is.

3. Maak een overzicht van hoe u gegevens verwerkt

Leg in een register vast welke persoonsgegevens u verwerkt en waarom u dit doet. Maar ook waar deze gegevens vandaan komen, en met wie u ze deelt. Het register heeft u bijvoorbeeld nodig als klanten u vragen hun gegevens aan te passen of te verwijderen. U moet dit dan namelijk ook doorgeven aan de organisaties met wie u de gegevens heeft gedeeld.

Dit register valt onder de zogenoemde verantwoordingsplicht. U moet altijd kunnen verantwoorden hoe u met gegevens omgaat.

Vraag toestemming van de klant als u diensten uitbesteedt

Wanneer u diensten uitbesteedt, en u deelt persoonsgegevens van uw klanten met een ander bedrijf, dan heeft u hiervoor toestemming nodig van uw klanten. Bijvoorbeeld als u een extern callcenter of administratiekantoor inhuurt. Leg in een overeenkomst met uw klanten vast dat u hun gegevens deelt, omdat dat relevant is voor de manier waarop u voor hen werkt.

4. Bekijk of u een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moet maken

Verwerkt u gegevens met een hoog privacyrisico, dan moet u een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren. Dit is een uitgebreid onderzoek om risico’s van gegevensverwerking in kaart te brengen. Op basis van deze DPIA kunt u maatregelen nemen om de privacyrisico’s te verkleinen.

Lukt het u niet om maatregelen te nemen om risico’s te verkleinen? Overleg dan met de Autoriteit Persoonsgegevens voordat u begint met het verwerken van persoonsgegevens. De AP beoordeelt dan of de gegevensverwerking in strijd is met de AVG. U ontvangt dan schriftelijk advies van de AP.

U loopt een hoog privacy risico als u:

• systematisch en uitgebreid persoonlijke aspecten evalueert gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profiling, en waarop besluiten worden gebaseerd die gevolgen hebben voor mensen
• op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerkt of wanneer er strafrechtelijke gegevens worden verwerkt
• op grote schaal en systematisch mensen volgt in een publiek toegankelijk gebied, bijvoorbeeld met cameratoezicht

Bekijk een lijst met verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is.

5. Houd in uw producten en diensten standaard rekening met privacy

Ontwerpt u nieuwe producten of diensten, zorg dan in de ontwerpfase al dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Dit wordt ook wel ‘privacy by design’ genoemd. Verwerk daarom niet meer persoonsgegevens dan nodig is. Dit noemt men ook ‘privacy by default’. Voorbeelden hiervan zijn:

• laat een app niet zonder goede reden de locatie van gebruikers registreren
• vink op uw website het vakje ‘ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan
• vraag bij het abonneren op een nieuwsbrief niet meer gegevens dan nodig is

6. Onderzoek of u een functionaris gegevensbescherming nodig heeft

Verwerkt u in uw onderneming heel veel persoonsgegevens? Controleer dan of u verplicht bent een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Dit is iemand die binnen uw organisatie in de gaten houdt of u alles volgens de AVG doet. Uw organisatie mag ook vrijwillig een FG aanstellen.

7. Documenteer en meld datalekken

Bij een datalek komen persoonsgegevens vrij zonder dat dit de bedoeling is. Voorbeelden van datalekken zijn:

• u verliest een laptop, tablet, usb-stick of papieren met daarop niet-versleutelde persoonsgegevens
• u mailt persoonsgegevens naar een verkeerd persoon
• de persoonsgegevens die u verwerkt worden gestolen bij een cyberaanval
• uw systeem is besmet met ransomware waardoor de persoonsgegevens niet meer toegankelijk zijn

U moet alle ernstige datalekken direct melden aan de AP. Daarnaast moet u alle datalekken documenteren. Ook interne lekken die u niet hoeft te melden. Bekijk in de guidelines welke datalekken u moet melden. Deze richtlijnen zijn nog niet definitief. U moet de betrokkenen van wie de persoonsgegevens zijn alleen informeren als het datalek grote gevolgen heeft voor hun rechten en vrijheden.

Verwerkt u privacygevoelige data voor uw opdrachtgevers? Dan moet u alle datalekken aan hen melden, zodat zij dit weer aan de AP kunnen melden.

8. Zorg voor een goede verwerkersovereenkomst

Werkt u samen met bedrijven, die in opdracht van u en volgens uw instructies persoonsgegevens verwerken? Zorg dan dat u met hen een verwerkersovereenkomst sluit. Ook als de verwerker een dochteronderneming is of in het buitenland gevestigd is. Het inzien van de gegevens door een externe helpdesk is al een vorm van verwerking.

Heeft u al eerder een bewerkersovereenkomst opgesteld onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)? Controleer dan uw huidige overeenkomst en zorg ervoor dat u een nieuwe verwerkersovereenkomst opstelt volgens de regels van de AVG. De regels onder de AVG zijn strenger.

9. Bepaal de leidend toezichthouder

Is uw organisatie in meerdere EU-landen actief? Of zijn uw gegevensverwerkingen van invloed op meerdere lidstaten van de EU? Dan hoeft u maar met één privacy-toezichthouder zaken te doen. Dat heet het een-loketmechanisme. Kies bijvoorbeeld de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Vraag toestemming voor het verwerken van gegevens

Voor sommige gegevensverwerkingen heeft u toestemming nodig van de betrokkenen. Daarnaast moet u kunnen bewijzen dat u toestemming heeft gekregen. Bekijk daarom hoe u toestemming vraagt, krijgt en hoe u dit vastlegt.

Sluit

Door te werken volgens een modelovereenkomst is het duidelijk dat u niet in loondienst bent bij uw opdrachtgever. Maar een modelovereenkomst is niet verplicht. U kunt ook samen met uw opdrachtgever afspraken maken over uw arbeidsrelatie. Als daar maar uit blijkt dat de kenmerken van loondienst niet van toepassing zijn. Want als de Belastingdienst vindt dat er wel sprake is van loondienst, kunnen u en uw opdrachtgever met flinke kosten te maken krijgen, zoals loonbelasting en sociale premies. Vraagt uw opdrachtgever om een modelovereenkomst? Volg deze 6 stappen:

1. Beoordeel of u de opdracht in loondienst uitvoert

U werkt niet in loondienst als minstens een van deze situaties voor u geldt:

• Uw opdrachtgever heeft geen enkel gezag over u. Hij geeft alleen de opdracht, u bepaalt hoe u die uitvoert.
• U hoeft de opdracht niet zelf uit te voeren. Dat betekent dat u ook iemand anders het werk kunt laten doen.

Als u nog twijfelt, controleer met uw opdrachtgever of er sprake is van loondienst.

2. Geen loondienst? Kijk of u een modelovereenkomst nodig heeft

Weet u zeker dat u niet in loondienst werkt? Dan hoeft u geen modelovereenkomst te gebruiken. Maar dat mag wel.

Denkt u dat u niet in loondienst werkt, maar weet u het niet zeker? Dan is het verstandig om een modelovereenkomst te gebruiken. Zo voorkomt u het risico op schijnzelfstandigheid.

Weet u zeker dat u wel in loondienst werkt? Dan kunt u geen modelovereenkomst gebruiken. Maar misschien kunt u dan wel op een andere manier voor uw opdrachtgever gaan werken. Zodat er geen sprake meer is van loondienst.

3. Zoek een modelovereenkomst

U bent samen met uw opdrachtgever verantwoordelijk voor de overeenkomst. Zoek een modelovereenkomst die past bij de manier waarop u werkt. U vindt ze op belastingdienst.nl. U kunt kiezen uit algemene modelovereenkomsten, modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen en individuele overeenkomsten.

Algemene modelovereenkomsten

De algemene modelovereenkomsten zijn geschikt voor alle soorten opdrachten. Het maakt daarbij niet uit in welke branche u werkt of wat uw beroep is.

Modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen

De modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen zijn opgesteld door verschillende branches en belangenorganisaties. Hier staan specifieke omstandigheden van deze beroepen in.

Individuele overeenkomsten

De individuele overeenkomsten kunt u alleen gebruiken als u werkt onder dezelfde omstandigheden en in hetzelfde beroep. U mag de tekst van deze overeenkomsten niet veranderen.

Eigen overeenkomst opstellen en laten beoordelen

Stelt u liever een eigen overeenkomst op? Baseer deze dan op de modelovereenkomsten van de Belastingdienst. Zo weet u zeker dat in uw overeenkomst de juiste bepalingen staan. U kunt uw eigen overeenkomst laten beoordelen door de Belastingdienst. Maar meestal is dat niet nodig: in veel gevallen is het duidelijk dat er geen sprake is van loondienst.

Twijfelt u of wilt u zekerheid vooraf? Gebruik dan een algemene modelovereenkomst of een modelovereenkomst voor branches en beroepsgroepen. U kunt dan direct aan de slag.

4. Pas de modelovereenkomst aan als dat nodig is

In de algemene modelovereenkomsten en de modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen staan geel gemarkeerde bepalingen. Die bepalingen mag u niet aanpassen. De niet-gemarkeerde artikelen kunt u aanvullen en aanpassen aan uw eigen situatie, als dat niet in strijd is met de gemarkeerde artikelen. U hoeft de aangepaste modelovereenkomst niet door de Belastingdienst te laten beoordelen.

5. Leg vast volgens welke modelovereenkomst u werkt

Stuur bijvoorbeeld de modelovereenkomst als bijlage mee in de mail waarin u afspraken maakt met uw opdrachtgever. Of verwijs naar het nummer van de modelovereenkomst.

6. Werk volgens de afspraken in de gekozen modelovereenkomst

Zolang u en uw opdrachtgever werken volgens een modelovereenkomst, is er geen sprake van loondienst en hoeft uw opdrachtgever geen loonheffingen in te houden.

Controle Belastingdienst

De Belastingdienst controleert of opdrachtgevers zich aan de wet DBA houden. Als u als opdrachtgever kwaadwillend bent of de aanwijzingen niet opvolgt, dan zal de Belastingdienst handhaven. Dat kan met naheffingsaanslagen (eventueel met boete) en correctieverplichtingen.

Lees meer over hoe de wet DBA werkt op de website van de Belastingdienst.

Sluit

Met een duurzame bedrijfsvoering kunt u geld besparen. Bijvoorbeeld door duurzame energie te gebruiken in plaats van gas of olie. U helpt zo ook mee aan het verminderen van de CO2-uitstoot. Bovendien kan een duurzaam imago bijdragen aan het succes van uw bedrijf.

Wat is duurzaam ondernemen?

Bij duurzaam ondernemen gaat het om het evenwicht tussen de 3 p’s: people, planet, profit. Dit betekent dat u in uw bedrijfsvoering let op de gevolgen voor uw  werknemers, het milieu en de samenleving. Het is een onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Vaak bespaart u geld met duurzame investeringen. Bijvoorbeeld door over te stappen op duurzame energie.

Bepaal wat u duurzaam wilt doen in uw bedrijf

Bedenk welke duurzame onderwerpen voor u belangrijk zijn:

Vervoer

Met duurzaam vervoer kunt u uw CO-uitstoot verkleinen. Denk aan elektrisch rijden, een fiets van de zaak of reizen met het ov. Of verminder het woon-werkverkeer en zakelijk verkeer van uw medewerkers door thuiswerken te stimuleren.

Afval scheiden

U bent verplicht uw bedrijfsafval te scheiden. Bekijk met de Afvalwijzer voor bedrijven voor welk afval dit geldt. Beslis daarna of u nog extra afval wilt scheiden. Bijvoorbeeld om kosten te sparen of omdat u daarmee bijdraagt aan een beter milieu.

Gratis inzameling van uw verpakkingsafval

U kunt sinds 1 januari 2023 gratis uw plastic verpakkingen, drinkkartons en glas laten inzamelen via Afval Goed Geregeld. Wilt u meedoen? Vul uw gegevens in via het formulier op de website van Afval Goed Geregeld. U krijgt dan bericht als de nieuwe inschrijfronde voor de regeling open gaat.

Inkoop

Bij duurzaam inkopen let u naast prijs en kwaliteit ook op sociale aspecten en het milieu. Vooral als u producten koopt in het buitenland, is het goed om te kijken naar het productieproces.

Productie

Bij uw productie moet u zich houden aan milieuregels. Daarnaast kunt u slimmer omgaan met grondstoffen door circulair te ondernemen. Heeft u ideeën over bijvoorbeeld het verminderen of hergebruiken van afval? Dan kunt u hulp krijgen van het Versnellingshuis Nederland circulair!.

HR

Bij duurzaam personeelsbeleid kunt u denken aan goede arbeidsomstandigheden en het voorkomen van ziekte. Of aan een gezonde werkplek. Bied bijvoorbeeld sportmogelijkheden en fruit aan.

Huisvesting

U kunt uw bedrijfspand verduurzamen door milieubewuste bouwmaterialen te gebruiken en energie te besparen. Verbruikt uw bedrijf meer dan 50.000 kWh elektriciteit of 25.000 m³ aardgas per jaar? Dan bent u verplicht om maatregelen te nemen voor energiebesparing. Ook moet u daarover rapporteren bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). 

Warmtepomp vanaf 2026 verplicht bij vervanging cv-ketel

Hybride warmtepompen worden vanaf 2026 de minimumstandaard voor het verwarmen van winkels, kantoren, woningen en scholen. Dat betekent dat u bij de vervanging van uw cv-installatie moet overstappen op een duurzamer alternatief.

Kies voor duurzame energie

Met duurzame energie bent u minder afhankelijk van aardolie, aardgas en steenkool. Dat kan dat fors schelen in uw energiekosten. Duurzame energie is de verzamelnaam voor energie uit natuurlijke bronnen. Denk aan:

• zonne-energie
• windenergie
• bodemenergie en aardwarmte (geothermie)
• bio-energie

Deze bronnen leveren elektriciteit, biogas en warmte. Of een combinatie daarvan. Nederland wil ook de productie en het gebruik van duurzame waterstof verder ontwikkelen.

Adviestool MKB Klimaatwerk

Check met de Adviestool MKB Klimaatwerk wat u kunt doen om uw bedrijf te verduurzamen. U krijgt een aantal vragen over energiebesparing, vervoer en innovatie. Met uw antwoorden bepaalt de tool of u maatregelen moet nemen en welke subsidies u kunt krijgen om ze uit te voeren.

Financiële regelingen voor duurzame investeringen

De overheid stimuleert duurzaam ondernemen. Er zijn verschillende financiële en fiscale regelingen voor duurzame investeringen, zoals de:

• Investeringssubsidie duurzame energie (ISDE) voor warmtepompen, zonneboilers, zonnepanelen en windturbines
• Milieu-investeringsaftrek (MIA) voor milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen, waaronder ook elektrische bestelauto's
• Subsidieregeling Verduurzaming MKB voor het inhuren van een energieadviseur voor energieadvies
• Subsidieregeling Emissieloze Bedrijfsauto's (SEBA)

Check de Subsidie- en financieringswijzer van RVO voor meer subsidies en regelingen.

Gebruik de Regeling Groenprojecten

U kunt groen sparen, groen beleggen of groen investeren met de Regeling Groenprojecten. Zo kunt u bijvoorbeeld goedkoop geld lenen voor projecten op het gebied van duurzaam bouwen, energiebesparing en duurzame mobiliteit.

Check hoe ver u bent met uw bedrijfsvoering

Structureel duurzaam ondernemen vraagt om veranderingen in uw bedrijfsvoering. Met de MVO start-scan ziet u hoe ver u bent met uw bedrijfsvoering. En welke stappen u nog meer op weg helpen naar een duurzame onderneming.

Sluit aan bij netwerken

• Maak kennis met Social Enterprise NL. Dit netwerk brengt sociaal ondernemers samen en helpt met kennis, ondersteunende programma’s en het vinden van de juiste financieringsvorm.
• Laat u inspireren op het Klimaatplein om klimaatneutraal te ondernemen. U vindt hier diverse online tools en handige tips.

Sluit