Bedrijf organiseren

Ondernemingsplan schrijven

Als u een eigen bedrijf begint, is het verstandig om een ondernemingsplan te schrijven. Wanneer u een financiering aanvraagt is een ondernemingsplan veelal verplicht. Maar ook als u geen financiering nodig heeft, is het goed om uw plannen op papier te zetten. Zie het als een handvat voor uzelf als ondernemer. Het geeft u inzicht in wat u precies wilt gaan doen en hoe u het gaat aanpakken. 

Format ondernemingsplan

U kunt gebruik maken van een format ondernemingsplan. ROZ heeft een gratis format beschikbaar. 

Download het ROZ format ondernemingsplan

Business Model Canvas

Om uw eerste ondernemersideeën uit te werken naar een concreet plan, is het Business Model Canvas een handige tool. In dit model worden de belangrijkste pijlers van het ondernemerschap kort en concreet op één A4 benoemd en heeft u direct overzicht. ROZ heeft een gratis format beschikbaar.

Download het ROZ Business Model Canvas

Inschrijven bij KVK

Start u een eigen bedrijf, dan moet u zich inschrijven in het Handelsregister van KVK. Deze inschrijving kost eenmalig 50 euro. U hoeft zich niet apart in te schrijven bij de Belastingdienst. Dat gebeurt automatisch.

Check of u zich moet inschrijven bij KVK

Inschrijven bij KVK is alleen nodig als u ook echt ondernemer bent. Volgens KVK bent u ondernemer als u zelfstandig goederen of diensten levert met de bedoeling winst te maken. Check of u volgens KVK ondernemer bent.

Registratie Belastingdienst

Na uw inschrijving bij KVK ontvangt u direct een btw-nummer. U hoeft uw bedijf niet apart aan te melden bij de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert overigens wel andere criteria dan KVK om te bepalen of u ondernemer bent voor de omzetbelasting en inkomstenbelasting.

Bereid uw inschrijving voor

Voordat u zich inschrijft bij KVK moet u zich voorbereiden. Regel het volgende:

Bedenk een bedrijfsnaam

U heeft een bedrijfsnaam nodig om uw bedrijf in te schrijven bij KVK. Een bedrijfsnaam moet aan een aantal regels voldoen:

  • Uw bedrijfsnaam mag geen verkeerde indruk wekken.
  • Gebruik geen merknamen van anderen.
  • Voorkom verwarring met bestaande handelsnamen.
  • De volgende tekens zijn toegestaan: @ & - +. Speciale tekens zoals ( ) ? ! * # / mogen niet in uw bedrijfsnaam voorkomen.

Kies een rechtsvorm

Als startende ondernemer moet u een rechtsvorm kiezen, zoals een eenmanszaak, vof of bv. Welke rechtsvorm het beste past bij uw bedrijf, hangt af van uw situatie. Bijvoorbeeld hoe u de aansprakelijkheid wilt regelen en wat fiscaal voordelig is.

Maak online een afspraak

Tijdens uw bezoek aan KVK wordt uw inschrijving definitief gemaakt. Op dat moment ontvangt u direct uw KVK-nummer en btw-nummer. Een afspraak maken kan alleen online. Vul online het inschrijfformulier van KVK in. Zorg dat u de volgende gegevens heeft:

  • uw persoonsgegevens
  • de contactgegevens van uw bedrijf
  • een bedrijfsomschrijving
  • uw verwachte jaarlijkse omzet, inkoop en brutowinst.

Als u zich inschrijft bij KVK, dan krijgt u een SBI-code. Deze code geeft weer wat uw activiteiten zijn.

Neem de huurovereenkomst van uw bedrijfspand mee

Vestigt u het bedrijf in een bedrijfspand? Neem de huurovereenkomst of koopovereenkomst mee.

Wanneer moet u langskomen voor de inschrijving?

U kunt zich op 3 momenten inschrijven bij een KVK-kantoor:

  1. Uiterlijk 1 week nadat u gestart bent met uw bedrijf.
  2. 1 week voordat u start met uw bedrijf.
  3. Eerder. De definitieve inschrijving (met KVK-nummer) vindt in dat geval 1 week voor de start van uw bedrijf plaats. U hoeft daar niet opnieuw voor naar KVK te komen.

De kosten voor inschrijving bij KVK

Voor inschrijving in het handelsregister van KVK betaalt u eenmalig € 50. U moet dit bedrag ter plekke met uw pinpas of creditcard betalen. Contant betalen is niet mogelijk.

Belangrijk! Vergeet uw legitimatiebewijs niet

Tijdens uw inschrijving heeft u een geldig legitimatiebewijs nodig. Zonder legitimatiebewijs kan KVK uw inschrijving niet afronden.

Video Inschrijven bij KVK

Wat zijn de gevolgen als u zich niet inschrijft?

Voldoet u wel aan de ondernemerscriteria, maar schrijft u zich niet in bij KVK? Dan heeft dat gevolgen voor de inkomstenbelasting en btw.

Een rechtsvorm kiezen voor uw bedrijf

Als u een bedrijf start, moet u een rechtsvorm kiezen. Bijvoorbeeld een eenmanszaak, besloten vennootschap (bv), of vennootschap onder firma (vof). Kies een rechtsvorm die het best past bij uw situatie. Kijk bijvoorbeeld hoe u de aansprakelijkheid wilt regelen, hoe de toekomst eruit ziet en wat voor u fiscaal voordelig is.

Wat is een rechtsvorm?

Een rechtsvorm is de juridische vorm die u kiest voor uw bedrijf. Wanneer u zich inschrijft bij KVK moet u deze ondernemingsvorm opgeven. Het bepaalt onder meer de (privé-) aansprakelijkheid voor schulden en belastingverplichtingen.

Kijk naar de samenstelling van uw onderneming

Bent u alleen, dan is een eenmanszaak of besloten vennootschap (bv) vaak de beste optie. Inventariseer welke risico’s u loopt, en denk daarover na. Veel risico's kunt u verkleinen met verzekeringen en goede contracten. Onderneemt u met meerdere personen, dan kunt u kiezen voor verschillende rechtsvormen.

Bepaal hoe u aansprakelijk wilt zijn

Bij een eenmanszaak en vennootschap onder firma (vof) bent u met uw privévermogen aansprakelijk voor eventuele schulden van uw bedrijf. Schuldeisers kunnen dan bijvoorbeeld beslag leggen op uw privébezittingen. Ook op dat van uw partner, als u daarvoor niets geregeld hebt. Bij een rechtspersoon, zoals een bv, bent u alleen in uitzonderlijke gevallen privé aansprakelijk voor de schulden van uw bedrijf.

Bepaal wat fiscaal het gunstigst is

Als eigenaar van een eenmanszaak of vof betaalt u inkomstenbelasting over de winst. Als eigenaar van een eenmanszaak of vennoot van een vof heeft u vaak recht op extra belastingvoordelen , zoals de zelfstandigenaftrek. Vooral in de startfase, wanneer uw bedrijf relatief weinig winst maakt bent u fiscaal meestal beter af met een eenmanszaak of vof.

Een bv betaalt vennootschapsbelasting en eventueel dividendbelasting. De directeur-grootaandeelhouder (dga) betaalt daarnaast inkomstenbelasting over zijn loon en over het uitgekeerde dividend. Bij een bv is de belasting gemiddeld lager dan bij een eenmanszaak of vof, maar de kosten zijn hoger. Onder meer door jaarrekeningsverplichtingen en accountantskosten. Een directeur-grootaandeelhouder heeft geen zelfstandigenaftrek.

Rechtsvorm voor starters

De meeste starters kiezen voor een eenmanszaak. Zijn er meerdere eigenaren? Dan kiezen ze vaak voor een vennootschap onder firma (vof) of bv.

Oprichtingseisen per rechtsvorm

Voor een eenmanszaak en vof gelden geen oprichtingseisen of kapitaal. Een bv (rechtspersoon) moet worden opgericht bij de notaris en er geldt een kapitaalinbreng van minimaal 1 eurocent.

Freelancer en zzp’er

Zzp’er (zelfstandige zonder personeel) en freelancer zijn geen rechtsvormen. Ook als zzp'er of freelancer moet u een rechtsvorm kiezen. Bijvoorbeeld een eenmanszaak.

Welke rechtsvormen zijn er?

Er zijn rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid en rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid. Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid bent u met uw privévermogen aansprakelijk voor de schulden van uw bedrijf. Dit is bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid meestal niet het geval.

Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid

Eenmanszaak

De meeste ondernemers starten een eenmanszaak. U richt deze eenvoudig op. Met een eenmanszaak heeft u in het begin meestal meer belastingvoordeel dan bijvoorbeeld een bv.

Vennootschap onder firma (vof)

Gaat u samen met anderen een bedrijf starten? Dan kunt u een vennootschap onder firma (vof) oprichten. Ieder persoon die meedoet wordt dan vennoot en brengt iets in. Het is aan te raden om een vennootschapscontract op te stellen.

Maatschap

In een maatschap voeren 2 of meer personen hun beroep uit onder een gemeenschappelijke naam. Iedere deelnemer brengt iets in, zoals arbeid, geld of goederen. Het voordeel wordt verdeeld.

Commanditaire vennootschap

Een commanditaire vennootschap (cv) is interessant als u te weinig geld heeft om te starten. Een cv heeft beherende en stille vennoten. De beherend vennoot heeft de dagelijkse leiding in het bedrijf. Stille vennoten zijn alleen geldschieter.

Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid

Besloten vennootschap (bv)

Een besloten vennootschap (bv) is een rechtspersoon, een zelfstandige entiteit. Dat betekent dat de bv in de meeste gevallen aansprakelijk is voor eventuele schulden. Het kapitaal van een bv is verdeeld in aandelen, die in bezit zijn van de aandeelhouders. De hoogste macht ligt bij deze aandeelhouders.

Naamloze vennootschap (nv)

Ook een naamloze vennootschap (nv) heeft aandeelhouders. Een nv heeft ook aandelen die vrij verhandelbaar zijn op de beurs. Er is een verplichte startkapitaal van minimaal 45.000 euro. Zowel de bv en nv moeten jaarstukken opstellen en inleveren bij KVK.

Coöperatieve vereniging

Een coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij (voluit: coöperatieve vereniging) is een speciale vereniging die gericht is op samenwerking en die overeenkomsten aangaat met en voor haar leden.

Stichting

Wilt u een bepaald maatschappelijk, sociaal of ideëel doel realiseren, zoals natuurbehoud, hulp aan andere mensen of de verspreiding van cultuur? En heeft u hiervoor geld beschikbaar? Dan kunt u kiezen voor de stichting als rechtsvorm.

Vereniging

Heeft u een wens of doel en wilt u met anderen samenwerken om dit te bereiken, zoals een sportclub of belangenorganisatie? Dan kunt u kiezen voor de vereniging als rechtsvorm.

Overzicht van alle rechtsvormen

Wilt u weten wat precies de kenmerken zijn van elke rechtsvorm? Bekijk een handig overzicht van alle rechtsvormen. Met onder andere de kapitaalvereiste, belastingen en sociale zekerheid per rechtsvorm.

Video Rechtsvorm kiezen voor uw bedrijf

Feiten en cijfers: rechtsvormen in Nederland

De grafiek laat het aantal bedrijven van de drie meest voorkomende rechtsvormen in Nederland zien per kwartaal. Het aantal eenmanszaken neemt de laatste jaren vrijwel onafgebroken toe.

Bedrijfsnaam kiezen

Een goede bedrijfsnaam is herkenbaar, blijft hangen én maakt duidelijk wat u te bieden heeft. Een bedrijfsnaam kiezen is belangrijk en draagt bij aan wat u uitstraalt. Uw bedrijfsnaam moet wel aan een aantal regels voldoen. Check eerst de bedrijfsnaam die u op het oog heeft voordat u deze inschrijft bij de KVK. Controleer ook de beschikbaarheid als merknaam en domeinnaam voordat u definitief uw bedrijfsnaam kiest.

Lees meer over het kiezen van een bedrijfsnaam

Domeinnaam registreren

Als u een website wilt opzetten, kiest u een domeinnaam (internetadres). Het is belangrijk dat uw domeinnaam nog niet bestaat. Als uw bedrijfsnaam nog vrij is als domeinnaam, registreer deze dan zo snel mogelijk. Voor een .nl adres moet u daarvoor bij de SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland) zijn.

Lees meer over het registreren van een domeinnaam

Merk, model of idee registreren

Tegen betaling kunt u ook uw merk laten registreren, zodat een ander uw merk niet kan gebruiken. Ook bij een nieuw model, een nieuwe tekening en uitwerking van een idee is dit (vaak) mogelijk. Daarvoor kunt u terecht bij het BOIP (Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom). 

Lees meer over het registreren van een merk, model of idee
 

Risico voor uw onderneming afdekken

U kunt uw ondernemingsrisico’s op verschillende manieren beperken. Zo bepaalt uw rechtsvorm hoeveel financieel risico u persoonlijk loopt. Daarnaast kunt u algemene voorwaarden opstellen. Naast verplichte ook vrijwillige verzekeringen afsluiten. En het risico op wanbetaling bij openstaande facturen afdekken. Dit laatste heet factoring.

Kies de juiste rechtsvorm voor uw bedrijf

Er zijn rechtsvormen met en zonder rechtspersoonlijkheid. Bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid bent u persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van uw bedrijf. Voorbeelden van deze rechtsvormen zijn een eenmanszaak en vof. Met een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid houdt u uw vermogen privé en zakelijk gescheiden. Denk hierbij aan een bv of nv.

Maak gebruik van algemene voorwaarden

In uw algemene voorwaarden legt u vast wat de rechten en plichten zijn van u en uw klant. Denk hierbij aan:

  • De offerte: Is die vrijblijvend of niet? En wat is de termijn voor aanvaarding?
  • Het transport: Wie betaalt de transportkosten? Is het transport verzekerd en door wie? En heeft u te maken met invoerrechten?
  • Levertijd: Wat is de levertijd? En wat te doen bij overmacht?
  • Betaling: Wat is de betalingstermijn? Wat zijn de incassokosten? En moet er rente betaald worden bij het uitblijven van betaling?
  • Eigendomsvoorbehoud: Gaat het eigendom pas over na betaling?
  • Garantie: Wat zijn de voorwaarden voor het geven van garantie?
  • Geschillen: Gaan die via een rechter of arbitrage? En welk recht geldt dan?
  • Aansprakelijkheid: In hoeverre kunt u die beperken? En wat is de hoogte van een eventuele schadevergoeding?
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Maar wel handig. U kunt er geschillen mee voorkomen of snel oplossen. Zorg er wel altijd voor dat uw klant voor de verkoop weet dat u algemene voorwaarden heeft. U kunt uw algemene voorwaarden ook deponeren bij de KvK of de Rechtbank.

Verzeker uw bedrijfsrisico’s

Als ondernemer bent u verplicht een aantal verzekeringen af te sluiten:

  • Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering Motorvoertuigen (WAM): Deze verzekering is verplicht als u een motorvoertuigen gebruikt voor uw bedrijf. Met de WAM is uw verkeersaansprakelijkheid verzekerd.
  • Opstalverzekering: Bezit u een bedrijfspand of andere onroerende zaak. Dan zult u van uw hypotheekverstrekker een opstalverzekering moeten afsluiten. Hiermee bent u verzekerd tegen schade door bijvoorbeeld brand, storm en inbraak.
  • Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) of Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB): Voor sommige beroepen en in sommige branches is een aansprakelijkheidsverzekering verplicht. Deze verplichting kan opgelegd worden vanuit de overkoepelende beroepsorganisaties. Daarnaast komt het steeds vaker voor dat een opdrachtgever of bemiddelingsbureau hierom vraagt. Met een BAV verzekert u de financiële gevolgen van een beroepsfout. Zoals een fout advies geven of een verkeerde berekening maken. Met een AVB bent u verzekerd voor schade die u maakt bij een klant of opdrachtgever. Bijvoorbeeld door een ongeluk.

Daarnaast kunt u uw risico’s beperken door aanvullende verzekeringen af te sluiten, zoals:

  • Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV): Hiermee verzekert u zich tegen inkomensverlies bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Deze verzekering wordt steeds vaker verplicht gesteld door opdrachtgevers.
  • Crowdsurance: Dit is een collectieve voorziening voor arbeidsongeschiktheid. Bij crowdsurance groeperen zzp’ers en andere zelfstandigen zich in een zogenaamde schenkkring. Ze maken afspraken en sparen om elkaar te kunnen ondersteunen.
  • Bedrijfsschadeverzekering: Dekt schade bij bedrijfsstilstand door bijvoorbeeld wateroverlast of brand.
  • Inventarisverzekering: Een bedrijfsschadeverzekering, waarmee u zich naast brand en waterschade ook tegen diefstal verzekert.
  • Kredietverzekering: Hiermee verzekert u het risico dat een buitenlandse afnemer niet betaalt.
  • Rechtsbijstandverzekering: Deze verzekering dekt de juridische kosten van incassozaken, conflicten en ontslagzaken.
  • Verzuimverzekering: Hiermee dekt u de kosten van een zieke werknemer, zoals de loondoorbetaling en de kosten van re-integratie en verzuimbegeleiding.
  • Transportverzekering: Met deze verzekering dekt u het risico af dat u loopt wanneer u goederen laat vervoeren. Denk hierbij aan kwijtraken en beschadigingen.
  • Compagnonverzekering: Hiermee wordt bij overlijden van een compagnon een bedrag uitgekeerd aan de achterblijvende compagnons.

Houd er rekening mee dat uw privé-verzekeringen niet uw zakelijk risico dekken.

Vrijwillig verzekeren via het UWV

U kunt bij UWV vrijwillig een Ziektewet-verzekering en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (aov) afsluiten.

Vraag onafhankelijk advies

Vraag een onafhankelijk adviseur om meer informatie over verzekeringen voor uw bedrijf. Daarvoor kunt u terecht bij  bijvoorbeeld de Consumentenbond.

Factoring: uw facturen altijd betaald

Factoring wordt ook wel debiteurenfinanciering genoemd. Tegen een vergoeding worden uw facturen betaald door een bank of factor. Zij handelen de betaling daarna met uw klant af.

Algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden zijn bepalingen die u schriftelijk vastlegt. Met algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten u en uw klant hebben. De zogenaamde 'kleine lettertjes' besparen u een hoop tijd. Uw klanten weten precies waar ze aan toe zijn. Algemene voorwaarden kunnen de risico's die u als ondernemer loopt verkleinen.

De bepalingen in de voorwaarden kunnen gaan over de garantie, aansprakelijkheid, bedenkingstermijnen, de manier van betalen of bijvoorbeeld hoe een klacht ingediend moet worden. Als u eenmaal uw voorwaarden hebt opgesteld, hoeft u deze niet elke keer van te voren met uw klanten door te nemen.

Bekijk hier tips over het opstellen van algemene voorwaarden

Vergunningen, wetten en regels uitzoeken

Wilt u snel te weten komen met welke wetten, regels en vergunningen u te maken heeft? Lees meer 

Er zijn verschillende soorten vergunningen. In sommige branches heeft u een vergunning nodig voor u kunt beginnen. Of wanneer u gaat bouwen of verbouwen, en soms als u een reclamebord ophangt. Zoek voordat u van start gaat uit welke vergunningen voor u gelden. Lees meer
 

De AVG, dit moeten ondernemers doen

De AVG geeft uw klanten meer rechten en u meer plichten. Lees wat er onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming valt. En hoe u aan de regels voldoet.

Wat is de AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese Privacywet. De AVG regelt dat bedrijven en organisaties persoonsgegevens zorgvuldig verwerken. U moet bijvoorbeeld een goede reden hebben om persoonsgegevens te verwerken. En u mag niet meer persoonsgegevens verzamelen en gebruiken dan echt nodig is. Die regels zijn hetzelfde voor heel Europa. In het Engels is de AVG bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).

Waarom is de AVG ingevoerd?

De AVG is ingevoerd om onze privacy beter te beschermen. De AVG dwingt ondernemers zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van klanten, personeel of andere personen. Ondernemers moeten kunnen aantonen dat ze zich aan deze wet houden.

Voorbeelden van persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld: iemands naam, adres en woonplaats. Maar ook telefoonnummers en postcodes met huisnummers zijn persoonsgegevens.

Gevoelige gegevens als iemands ras, seksuele geaardheid, godsdienst of gezondheid worden bijzondere persoonsgegevens genoemd. De verwerking van bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden. Behalve als voor u een uitzondering in de wet staat.

Voor wie geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming?

De AVG geldt voor alle zelfstandige ondernemers, bedrijven of organisaties die persoonsgegevens verwerken. Ook als u zzp’er of mkb’er bent. Het maakt niet uit of u de gegevens handmatig of geautomatiseerd verwerkt. Het maakt ook niet uit of u de gegevens voor uzelf verwerkt, of dat u dat voor iemand anders doet.

‘Verwerken van persoonsgegevens’ betekent onder meer: het verzamelen, vastleggen, opslaan, gebruiken, doorsturen, verspreiden, beschikbaar stellen en samenbrengen.

De AVG geldt dus voor veel bedrijven en organisaties. Ook als u geen personeel heeft en maar een paar klanten. Al bij het versturen van een offerte, factuur of een nieuwsbrief moet u rekening houden met de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of bedrijven zich aan de AVG houden. Zij kunnen ook boetes uitdelen.

Klacht indienen bij de AP

Wie denkt dat zijn persoonsgegevens op een manier worden verwerkt die in strijd is met de privacywet, kan een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10 Stappen die u helpen om te voldoen aan de AVG

Twijfelt u of u zich goed aan de AVG houdt? Of wilt u weten wat er allemaal komt kijken bij de AVG? Volg dan de 10 stappen die u helpen om te voldoen aan de AVG.

1. Verdiep u in de AVG en zet privacy op uw agenda

Lees meer over de AVG of laat u voorlichten. Heeft u personeel in dienst? Betrek dan direct de relevante medewerkers. Zij kunnen inschatten wat de impact van de AVG is op uw huidige processen, diensten en producten. Zij kunnen ook bepalen wat u moet doen om aan de AVG te voldoen.

Regelhulp AVG

Check met de Regelhulp AVG welke regels voor u gelden. Dit helpt u bepalen wat de impact van de AVG is op uw bedrijf.

Check of u persoonsgegevens mag verwerken

U mag niet zomaar persoonsgegevens verwerken. U moet daarvoor aan minstens 1 van deze 6 voorwaarden voldoen:

  • u moet toestemming hebben van de persoon om wie het gaat
  • het is nodig om een overeenkomst uit te voeren. U moet bijvoorbeeld adresgegevens verwerken om uw product bij iemand te kunnen bezorgen
  • het is nodig om een wettelijke verplichting na te komen
  • het is nodig om iemands leven of gezondheid te beschermen en u kunt die persoon niet om toestemming vragen
  • het is nodig om een taak van algemeen belang uit te voeren
  • het is om het gerechtvaardigd belang te behartigen. U moet bijvoorbeeld persoonsgegevens verwerken in uw personeelsadministratie om salaris uit te kunnen betalen

2. Vertel uw klanten wat hun rechten zijn

Uw klanten hebben veel rechten op gebied van privacy. U moet ervoor zorgen dat ze gemakkelijk van die rechten gebruik kunnen maken. U klanten mogen bijvoorbeeld:

  • hun gegevens inzien, aanpassen en verwijderen
  • toestemming die ze eerder gaven beperken, en weer intrekken
  • hun gegevens opvragen zodat ze makkelijk naar een ander bedrijf kunnen overstappen, dat heet het recht op dataportabiliteit

Uw klanten mogen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AP is verplicht deze klachten in behandeling te nemen.

Maak een heldere privacyverklaring

Maak een privacyverklaring in eenvoudige taal. Zet daarin wat u doet met persoonlijke gegevens. Waarvoor u de gegevens gebruikt. Waarom dat belangrijk is voor uw klanten. En hoe lang u de gegevens bewaart. Zorg dat deze verklaring makkelijk te vinden is.

3. Maak een overzicht van hoe u gegevens verwerkt

Leg in een register vast welke persoonsgegevens u verwerkt en waarom u dit doet. Maar ook waar deze gegevens vandaan komen, en met wie u ze deelt. Het register heeft u bijvoorbeeld nodig als klanten u vragen hun gegevens aan te passen of te verwijderen. U moet dit dan namelijk ook doorgeven aan de organisaties met wie u de gegevens heeft gedeeld.

Dit register valt onder de zogenoemde verantwoordingsplicht. U moet altijd kunnen verantwoorden hoe u met gegevens omgaat.

Vraag toestemming van de klant als u diensten uitbesteedt

Wanneer u diensten uitbesteedt, en u deelt persoonsgegevens van uw klanten met een ander bedrijf, dan heeft u hiervoor toestemming nodig van uw klanten. Bijvoorbeeld als u een extern callcenter of administratiekantoor inhuurt. Leg in een overeenkomst met uw klanten vast dat u hun gegevens deelt, omdat dat relevant is voor de manier waarop u voor hen werkt.

4. Bekijk of u een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moet maken

Verwerkt u gegevens met een hoog privacy risico, dan moet u een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren. Dit is een uitgebreid onderzoek om risico’s van gegevensverwerking in kaart te brengen. Op basis van deze DPIA kunt u maatregelen nemen om de privacyrisico’s te verkleinen.

Lukt het u niet om maatregelen te nemen om risico’s te verkleinen? Overleg dan met de Autoriteit Persoonsgegevens voordat u begint met het verwerken van persoonsgegevens. De AP beoordeelt dan of de gegevensverwerking in strijd is met de AVG. U ontvangt dan schriftelijk advies van de AP.

U loopt een hoog privacy risico als u:

  • systematisch en uitgebreid persoonlijke aspecten evalueert gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profiling, en waarop besluiten worden gebaseerd die gevolgen hebben voor mensen
  • op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerkt of wanneer er strafrechtelijke gegevens worden verwerkt
  • op grote schaal en systematisch mensen volgt in een publiek toegankelijk gebied, bijvoorbeeld met cameratoezicht

Bekijk een lijst met verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is.

5. Houd in uw producten en diensten standaard rekening met privacy

Ontwerpt u nieuwe producten of diensten, zorg dan in de ontwerpfase al dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Dit wordt ook wel ‘privacy by design’ genoemd. Verwerk daarom niet meer persoonsgegevens dan nodig is. Dit noemt men ook ‘privacy by default’. Voorbeelden hiervan zijn:

  • laat een app niet zonder goede reden de locatie van gebruikers registreren
  • vink op uw website het vakje ‘ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan
  • vraag bij het abonneren op een nieuwsbrief niet meer gegevens dan nodig is

6. Onderzoek of u een functionaris gegevensbescherming nodig heeft

Verwerkt u in uw onderneming heel veel persoonsgegevens? Controleer dan of u verplicht bent een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Dit is iemand die binnen uw organisatie in de gaten houdt of u alles volgens de AVG doet. Uw organisatie mag ook vrijwillig een FG aanstellen.

7. Documenteer en meld datalekken

Bij een datalek komen persoonsgegevens vrij zonder dat dit de bedoeling is. Voorbeelden van datalekken zijn:

  • u verliest een laptop, tablet, usb-stick of papieren met daarop niet-versleutelde persoonsgegevens
  • u mailt persoonsgegevens naar een verkeerd persoon
  • de persoonsgegevens die u verwerkt worden gestolen bij een cyberaanval
  • uw systeem is besmet met ransomware waardoor de persoonsgegevens niet meer toegankelijk zijn

U moet alle ernstige datalekken direct melden aan de AP. Daarnaast moet u alle datalekken documenteren. Ook interne lekken die u niet hoeft te melden. Bekijk in de guidelines welke datalekken u moet melden. Deze richtlijnen zijn nog niet definitief. U moet de betrokkenen van wie de persoonsgegevens zijn alleen informeren als het datalek grote gevolgen heeft voor hun rechten en vrijheden.

Verwerkt u privacygevoelige data voor uw opdrachtgevers? Dan moet u alle datalekken aan hen melden, zodat zij dit weer aan de AP kunnen melden.

8. Zorg voor een goede verwerkersovereenkomst

Werkt u samen met bedrijven, die in opdracht van u en conform uw instructies persoonsgegevens verwerken? Zorg dan dat u met hen een verwerkersovereenkomst sluit. Ook als de verwerker een dochteronderneming is of in het buitenland gevestigd is. Het inzien van de gegevens door een externe helpdesk is al een vorm van verwerking.

Heeft u al eerder een bewerkersovereenkomst opgesteld onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)? Controleer dan uw huidige overeenkomst en zorg ervoor dat u een nieuwe verwerkersovereenkomst opstelt volgens de regels van de AVG. De regels onder de AVG zijn strenger.

9. Bepaal de leidend toezichthouder

Is uw organisatie in meerdere EU-landen actief? Of zijn uw gegevensverwerkingen van invloed op meerdere lidstaten van de EU? Dan hoeft u maar met één privacy-toezichthouder zaken te doen. Dat heet het een-loketmechanisme. Kies bijvoorbeeld de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Vraag toestemming voor het verwerken van gegevens

Voor sommige gegevensverwerkingen hebt u toestemming nodig van de betrokkenen. Daarnaast moet u kunnen aantonen dat u toestemming heeft gekregen. Bekijk daarom hoe u toestemming vraagt, krijgt en hoe u dit vastlegt.

Uw opdrachtgever vraagt om een modelovereenkomst

Door een modelovereenkomst te gebruiken is het duidelijk dat u niet in loondienst bent bij uw opdrachtgever. Maar een modelovereenkomst is niet verplicht. U kunt ook samen met uw opdrachtgever afspraken maken over uw arbeidsrelatie. Als daar maar uit blijkt dat er geen sprake is van loondienst. Want als de Belastingdienst vindt dat er wel sprake is van loondienst, kunnen u en uw opdrachtgever met flinke kosten te maken krijgen, zoals loonbelasting en sociale premies. Vraagt uw opdrachtgever om een modelovereenkomst? Volg deze 6 stappen:

1. Beoordeel of u de opdracht in loondienst uitvoert

U werkt niet in loondienst als uw opdrachtgever geen enkel gezag over u heeft. Hij geeft alleen de opdracht, u bepaalt hoe u die uitvoert.

U werkt ook niet in loondienst als u uw opdracht niet zelf hoeft uit te voeren. Als u dus iemand anders het werk kunt laten doen.

Kijk ook of er misschien sprake is van een fictieve dienstbetrekking. Want dan moet uw opdrachtgever misschien toch loonheffingen inhouden, ook al werkt u niet in loondienst.

2. Geen loondienst? Kijk of u een modelovereenkomst nodig heeft

Weet u zeker dat u niet in loondienst werkt? Dan hoeft u geen modelovereenkomst te gebruiken. Maar dat mag wel.

Denkt u dat u niet in loondienst werkt, maar weet u het niet zeker? Dan is het verstandig om een modelovereenkomst te gebruiken.

Weet u zeker dat u wel in loondienst werkt? Dan kunt u geen modelovereenkomst gebruiken. Maar misschien kunt u dan wel op een andere manier voor uw opdrachtgever gaan werken. Zodat er geen sprake meer is van loondienst.

3. Zoek een modelovereenkomst

U bent samen met uw opdrachtgever verantwoordelijk voor de overeenkomst. Zoek een modelovereenkomst die past bij de manier waarop u werkt. U vindt ze op belastingdienst.nl. U kunt kiezen uit algemene modelovereenkomsten, modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen en individuele overeenkomsten.

Algemene modelovereenkomsten

De algemene modelovereenkomsten zijn geschikt voor alle soorten opdrachten. Het maakt daarbij niet uit in welke branche u werkt of wat uw beroep is.

Modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen

De modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen zijn opgesteld door verschillende branches en belangenorganisaties. Hier staan specifieke omstandigheden van deze beroepen in.

Individuele overeenkomsten

De individuele overeenkomsten kunt u alleen gebruiken als u werkt onder dezelfde omstandigheden en in hetzelfde beroep. U mag de tekst van deze overeenkomsten niet veranderen.

Eigen overeenkomst opstellen en laten beoordelen

Stelt u liever een eigen overeenkomst op? Baseer deze dan op de modelovereenkomsten van de Belastingdienst. Zo weet u zeker dat in uw overeenkomst de juiste bepalingen staan. U kunt uw eigen overeenkomst laten beoordelen door de Belastingdienst. Maar meestal is dat niet nodig: in veel gevallen is het duidelijk dat er geen sprake is van loondienst.

Twijfelt u of wilt u zekerheid vooraf? Gebruik dan een algemene modelovereenkomst of een modelovereenkomst voor branches en beroepsgroepen. U kunt dan direct aan de slag.

4. Pas de modelovereenkomst aan als dat nodig is

In de algemene modelovereenkomsten en de modelovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen staan geel gemarkeerde bepalingen. Die bepalingen mag u niet aanpassen. De niet-gemarkeerde artikelen kunt u aanvullen en aanpassen aan uw eigen situatie, als dat niet in strijd is met de gemarkeerde artikelen. U hoeft de aangepaste modelovereenkomst niet door de Belastingdienst te laten beoordelen.

5. Leg vast volgens welke modelovereenkomst u werkt

Stuur bijvoorbeeld de modelovereenkomst als bijlage mee in de mail waarin u afspraken maakt met uw opdrachtgever. Of verwijs naar het nummer van de modelovereenkomst.

6. Werk volgens de afspraken in de gekozen modelovereenkomst

Zolang u en uw opdrachtgever werken volgens een modelovereenkomst, is er geen sprake van loondienst en hoeft uw opdrachtgever geen loonheffingen in te houden.

Handhaving wet DBA uitgesteld

Tot 1 januari 2020 is de handhaving van de wet DBA uitgesteld. Dus huurt een opdrachtgever u in? En constateert de Belastingdienst achteraf dat er sprake is van loondienst? Dan legt de Belastingdienst tot 1 januari 2020 geen boetes en naheffingen op.

Wel handhaaft de Belastingdienst bij kwaadwillenden.

Starten met een duurzame bedrijfsvoering

U wilt duurzaam gaan ondernemen. Met een duurzame bedrijfsvoering kunt u kosten besparen. Bijvoorbeeld door het gebruik van duurzame energie. Bovendien kan een duurzaam of groen imago bijdragen aan het succes van uw bedrijf.

Wat is duurzaam ondernemen?

Bij duurzaam ondernemen gaat het om de balans tussen de 3 p’s: people, planet, profit. Dit betekent dat u in uw bedrijfsvoering rekening houdt met de effecten op uw werknemers, het milieu en de maatschappij. Het is een onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen (mvo). Vaak leveren investeringen in duurzaamheid en energiebesparende maatregelen kostenbesparingen op.

Bepaal wat u duurzaam wilt doen in uw bedrijf

Bedenk welke duurzame onderwerpen voor u belangrijk zijn:

Logistiek

Met duurzaam vervoer kunt u kosten besparen. Denk aan elektrisch rijden of reizen met het ov. En door slimmer werken verbetert u bijvoorbeeld de balans tussen werk en privé van uw medewerkers. Maak thuiswerken mogelijk en doe aan teleconferenties.

Inkoop

Bij duurzaam inkopen let u naast prijs en kwaliteit ook op sociale aspecten en milieuaspecten.

Productie

U heeft al te maken met milieuvoorschriften en het Activiteitenbesluit. Denk aan de regels voor bedrijfsafval. Maar misschien wilt u meer doen. Bijvoorbeeld door slimmer om te gaan met grondstoffen en circulair te ondernemen.

HR

Bij personeelszaken kunt u denken aan duurzame inzetbaarheid van uw werknemers. Of extra aandacht voor een gezonde werkplek. Bied bijvoorbeeld sportmogelijkheden en fruit aan.

Huisvesting

Het verduurzamen van een bedrijfspand beperkt zich niet alleen tot energiebesparing en milieubewuste bouwmaterialen. Het geldt ook voor de inrichting en het interieur. Gebruik bijvoorbeeld led-verlichting en zorg voor een gezond binnenklimaat.

Verplicht Energielabel C vanaf 2023

Verwacht wordt dat ieder kantoor groter dan 100m in 2023 minimaal energielabel C minimaal Energielabel C moet hebben. Dat geldt voor bestaande bouw. Als uw kantoor het label A, B of C heeft voldoet het aan die norm. Check daarom uw Energielabel, zodat u tijdig maatregelen kunt nemen.

Let op: vanaf 1 januari 2020 moet de vergunningaanvraag voor alle nieuwbouw voldoen aan de eisen voor bijna energieneutrale gebouwen.

Kies voor duurzame energie

Met duurzame (hernieuwbare) energie bent u minder afhankelijk van energie afkomstig van aardolie, aardgas en steenkool. Dat kan fors schelen in uw energiekosten. Duurzame energie is de verzamelnaam voor energie uit natuurlijke bronnen. Denk aan biomassa, zon, wind, water en (diepe) bodemwarmte of bodemkoude. Deze bronnen leveren elektriciteit, biogas en warmte. Of een combinatie daarvan.

Doe de Quickscan Duurzame Energie

Met de Quickscan Duurzame Energie krijgt u een eerste advies over de mogelijkheden van duurzame energie voor uw bedrijf. U krijgt ook inzicht in de terugverdientijden.

Maak gebruik van financiële regelingen

De overheid stimuleert duurzaam ondernemen. Zo zijn er voor het nemen van energiebesparende maatregelen verschillende financiële en fiscale regelingen. Check de Subsidiewijzer.

Pak het strategisch aan

Structureel duurzaam ondernemen vraagt om veranderingen in uw bedrijfsvoering. Check met de MVO-scan ISO 26000 hoe ver u bent met uw duurzame bedrijfsvoering. En gebruik het strategisch stappenplan van MVO Nederland om duurzaamheid in uw bedrijf te introduceren. Dan pakt u het strategisch aan.

Gebruik de Regeling Groenprojecten

U kunt groen sparen, groen beleggen of groen investeren met de Regeling Groenprojecten. Bijvoorbeeld: duurzame huisvesting realiseren met een groenverklaring voor duurzaam bouwen.

Handig

Lees wat andere ondernemers zeggen over duurzaam ondernemen. Of kijk bij Social Enterprise NL. Dit netwerk brengt sociaal ondernemers samen, helpt met kennis, ondersteunende programma’s en het vinden van de juiste financieringsvorm.